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    当前位置 : 首页 > ※ERP初始化工作的原则

    ERP系统的初始化工作非常重要。弄好了,结束初始化以后,各种业务均能正常承接,财务业务对账也能得心应手。而如果出现数据对不上,就头痛了,不知道是应该反初始化,还是在业务系统如何补救,一个字,“烦”。下面我简单说明一下,ERP作业时,应该如何考虑业务系统的初始化工作:

    1、明确的数据,直接按要求录入系统。财务、业务的期初余额,如会计科目的余额、存货的期初数量、金额等,均属于明确的数据,因此直接录入系统。此类数据即使有错误,以后的调整也非常简单;

    2、模糊的数据,制定好具体的业务处理流程,按制定好的既定方案进入系统。例:采购暂估业务,如果只知道有多少金额,而没有具体的供应商名单,与对应的入库业务数据。这时,就应该考虑到,无法录入具体的期初暂估入库单。但又不能不反应这个业务。于是,可以考虑多模块结合处理。如在总账中往来科目中,列明期初暂估金额,而在业务系统中不作处理。结束初始化以后,收到供应商送来的期初暂估的采购发票,只在应付款系统录入采购发票,同时生成会计凭证,冲减暂估往来,转入应付款往来,成为应付款金额;

    3、难以直接应用的模块,不作初始化。采用分步应用的模式,逐步完成业务的应用。如生产管理系统,初始化时有已经下达而未完成的生产工单,有在线的半成品、材料等。如果针对这一部分做初始化,业务会非常复杂,也容易出错。为了规避这个风险,同时也是让生产作业人员对系统有一个循序渐进的熟悉过程,就是先不上生产管理模块。而在财务、供应链模块上线一至两个月后,才开始上线生产管理模块。而此时的上线方法,也不是一次性录入所有的生产业务数据。而是在开始生产作业时,将新发生的生产业务录入系统。对于历史业务,仍只走供应链流程。如此一至两个月的时间,历史的生产业务数据全部在供应链中完成,而新发生的业务也渐渐走入正轨;

    4、各系统的初始化工作,必须数据对账正确。各模块的初始化工作,也是一个整体性的工作,不能只站在某一个模块的初始化工作的角度考虑问题。各模块初始化工作完成后,更要对整个系统进行检查,确保各模块的初始化业务是相互对账正确的。如:业务系统的期初存货金额,必须与总账中的期初存货金额一致,成本管理系统的期初在制品也必须与总账中的生产成本科目的期初余额一致,往来系统的期初余额与总账往来科目的期初余额保持一致等。

    5、初始化工作结束后,发现初始化问题,不能轻易反初始化。初始化工作结束后,就是一个工作的告一段落。当在后来业务运行中发现初始化工作中存在的一些小的问题,不能轻言反初始化处理。这时可以采用一些补充方法加以修正。如:当发现期初存货数量有多出或缺少时,没有必要再反初始化工作进行调整,而是在业务系统中补录其他出入库单据调整,注明调整的原因即可。此种方式下,生成会计凭证,也会保持业务与财务等相关作业的一致性。

    初始化工作的好坏,是多方努力的结果。我们追求更好,但没有绝对的好。企业所面临的问题也是千奇百怪的,存在一些问题也是正常的。我们需要以平常心来面对这些问题。

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